Google Apps, czyli Aplikacja Google to m.in.:

Dokumenty
Publikowanie i praca zespołowa w czasie rzeczywistym nad dokumentami, arkuszami kalkulacyjnymi i prezentacjami

Kalendarz
Zorganizuj plany zajęć i wymieniaj się wydarzeniami oraz kalendarzami z innymi.

E-mail
Usprawnij istniejące konto e-mailowe dzięki zaawansowanym funkcjom usługi Gmail, takim jak wyszukiwanie, filtrowanie SPAMU i czat w przeglądarce

Czat
Połącz się bezpłatnie ze znajomymi z listy kontaktów telefonicznie lub za pośrednictwem komunikatora – w dowolnym momencie i z każdego miejsca na świecie dzięki aplikacji Google Talk lub gadżetowi Google Talk.

Witryny
Szybkie tworzenie i publikowanie witryn współpracujących

.

W tym miejscu skupimy się na czymś ciekawszym – Aplikacje Google w naszej domenie!

Załóżmy, że Twoja strona WWW (domena) to nazwa_naszej_domeny.pl
(na obrazkach Serwerpocztowy.pl)

I teraz masz możliwość korzystać z kalendarza, dokumentów, e-maila od Google w ramach swojej domeny – swojego adresu WWW…

Z racji tego, że na tej stronie głównie piszemy o poczcie e-mail i wszystkim co się z nią wiąże, skupimy się na prawidłowym skonfigurowaniu poczty w naszej domenie w ramach Google Apps (Aplikacji Google)

Zakładam, że przynajmniej na początku skorzystamy z darmowej wersji, która oferuje:

1) Ok 7GB pojemności na każde konto e-mail
2) Maksymalnie 50 kont e-mail (w większości przypadków jest to ilość aż za duża…)
3) konto w Twojej domenie, np. twoje_imie@nazwa_naszej_domeny.pl

.

(Zalecamy oglądać w trybie 720p i na pełnym ekranie)

.

Zaczynamy od założenia konta w Google Apps za pomocą tej strony.

Do wypełnienia prosty, wręcz standardowy jak na Google formularz:

I dalej…

Po rejestracji można zalogować się jako administrator do panelu kontrolnego „Google Apps”
Panel znajduje się pod adresem: https://www.google.com/a/nazwa_naszej_domeny.pl

Jak widać jest to miejsce, z którego możemy zarządzać ustawieniami, dostępnymi usługami jak i użytkownikami.

.

By stworzyć nowego użytkownika (a ty samym też nowe konto e-mail w naszej domenie) z menu należ wybrać „Użytkownicy i grupy”

Następnie wystarczy kliknąć utwórz nowego użytkownika:

Na koniec pojawi nam się podsumowanie dotyczące właśnie utworzonego konta:

W pozycji „Użytkownicy” pojawił się nowy – właśnie utworzony użytkownik:

Z tego miejsca (klikając na nazwie użytkownika) można przejść do podglądu szczegółowych danych konta.

To można też zmienić hasło dla użytkownika, ustawić aliasy (inne nazwy/adresy dla konta).

W „Użytkownicy i grupy” można też zarządzać „Grupami dyskusyjnymi”, np.:

– kadry@nazwa_naszej_domeny.pl dla wszystkich pracowników działu kadr
– sklep1@nazwa_naszej_domeny.pl dla pracowników „Sklepu1”

Teraz wystarczy wysłać e-mail na ten adres (grupę) by dostali go wszyscy członkowie grupy.

By utworzyć nową grupę wystarczy kliknąć „Utwórz nową grupę”

Dodatkowo, z racji tego, że Google automatycznie tworzy i „monitoruje” 2 adresy w naszej domenie:

abuse@nazwa_naszej_domeny.pl
postmaster@nazwa_naszej_domeny.pl

warto utworzyć 2 grupy o takiej nazwie, byśmy przynajmniej otrzymali kopię wiadomości wysłanych na te adresy:

W tym konkretnym przypadku (abuse, postmaster) jako „Ustawienia domyślne dostępu” ustawiamy „Publiczna” by każdy mógł wysłać na ten adres e-mail, w przypadku grup prywatnych (wewnętrznych, na które mogą wysyłać wiadomości tylko ich członkowie) można wybrać „Zespół”.

Tak jak w przypadku nowego użytkownika, tak i w przypadku grup – nowo utworzone pojawiły się na liście:

Klikając na nazwie grupy można przejść do opcji zarządzania daną grupą.

.

Gdy już mamy utworzonych użytkowników, wystarczy że przekażemy im adres strony:

https://www.google.com/a/nazwa_naszej_domeny.pl
(Więcej na ten temat niżej)

Powinna pojawić się strona logowania do konta:

Przy pierwszym logowaniu użytkownika standardowy „Googlowy” formularz:

Po zalogowaniu pojawi się panel użytkownika, z którego może przejść do odpowiedniej sekcji (poczta, dokumenty, kalendarz).

Jak widać panel użytkownika zawiera dużo mniej opcji i dzięki temu nie powinien sprawić problemu nawet mniej zaawansowanym użytkownikom.

.

Jeśli użytkownik zamierza odbierać pocztę za pomocą programu pocztowego, musi po zalogowaniu się do swojego konta i wybraniu opcji „E-mail” w podglądzie swojej skrzynki e-mail wybrać „Ustawienia”

Następnie „Przekazywanie i POP/IMAP” ustawić tak jak poniżej:

.

Ustawienia w paragramie pocztowym standardowe dla kont Gmail

pop.gmail.com SSL 995
smtp.gmail.com SSL 465

Z tym, że jako login podajemy cały adres e-mail: twoje_imie@nazwa_naszej_domeny.pl

.

To tyle jeśli chodzi o konfigurację Aplikacji Google z poziomu stron Google, teraz pozostałe, bardzo ważne ustawienia:

1) Odpowiednie ustawienia DNS

Należy obowiązkowo dodać następujące rekordy MX w ustawieniach serwera:
(zazwyczaj „Zarządzanie DNS/Wpisy DNS” lub „Poczta/Rekordy MX”)

MX    @    ASPMX.L.GOOGLE.COM.    1

MX    @    ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM.    5

MX    @    ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM.    5

MX    @    ASPMX2.GOOGLEMAIL.COM.    10

MX    @    ASPMX3.GOOGLEMAIL.COM.    10

(Cyfry 1, 5, 10 oznaczają priorytet serwera MX, zamiast 1, 5, 10 czasem może to być np. 10, 30, 50)

Wpisy MX są konieczne, dodatkowo jeśli mamy taką możliwość dobrze jest dodać rekord TXT (SPF)

TXT    serwerpocztowy.pl.    „v=spf1 include:aspmx.googlemail.com ~all”

.

Można też by ułatwi użytkownikom wejście na odpowiednią stronę dodać przekierowanie, w tym wypadku:

nazwa_naszej_domeny.pl/google

na  (Przekierowanie 301)

https://www.google.com/a/nazwa_naszej_domeny.pl

Lub (jeśli mamy dostęp do bardziej zaawansowanych ustawień DNS) za pomocą rekordów CNAME:

CNAME    poczta    ghs.google.com.

CNAME    kalendarz    ghs.google.com.

Po wcześniejszym ustawieniu tych adresów w panelu zarządzania domeną w Google Apps.

.

W przypadku przekierowań też nie musimy jako strony głównej podawać użytkownikowi dostępu do panelu użytkownika, a można bezpośrednio do konkretnej usługi:

nazwa_naszej_domeny.pl/poczta =>> https://mail.google.com/a/nazwa_naszej_domeny.pl

nazwa_naszej_domeny.pl/kalendarz =>> https://www.google.com/calendar/hosted/nazwa_naszej_domeny.pl

nazwa_naszej_domeny.pl/dokumenty =>> https://docs.google.com/a/nazwa_naszej_domeny.pl

.

I to właściwie tyle, pełni możliwości Aplikacji Google warto z czasem odkrywać samemu, z czasem rozszerzając (a nawet zmieniając na bardziej zaawansowane) przekazane tu przykładowe ustawienia/informacje.